Ce n'est un secret pour personne que certaines conversations sur le lieu de travail sont meilleures en face à face, qu'il s'agisse de partager de bonnes (ou de mauvaises) nouvelles, de faire un retour délicat sur un projet ou d'échange d'informations sensibles et confidentielles.
Mais, alors que les entreprises s'adaptent au travail hybride en réduisant leurs surfaces et en se concentrant sur les zones de collaboration, ne risquons-nous pas de perdre les espaces pour ce type d'échanges ?
"C'est fort possible, si nous ne faisons pas attention" affirme notre directrice créative, Jeanine Goddard. Voici ses meilleurs conseils pour créer cet espace si important pour les conversations confidentielles, quelle que soit la taille de votre bureau.
"Avant de se lancer dans la création d'un espace, il est important de s'arrêter et de réfléchir à l'objectif exact à atteindre avec celui-ci. Cela vaut pour tout type d'espace collaboratif, de concentration ou de détente, mais c'est plus important que jamais lorsqu'il s'agit de créer un environnement propice aux conversations confidentielles.
"La clé ici est la variation. Les conversations que vous devez avoir à l'écart des autres peuvent être de nature très différente, qu'il s'agisse d'échanges privés sur le bien-être des collègues, de la planification des salaires ou d'appels téléphoniques privés. Il est donc logique que les espaces que vous créez doivent varier en nature si nous voulons donner à ces conversations les meilleures chances de réussir et d'être productives."
Heureusement, créer un espace varié et orienté dans un but précis ne prend pas beaucoup de place car, selon Jeanine, vous pouvez donner le ton de la discussion avec seulement quelques petites modifications.
"Il est probable que vous ayez besoin d'un mélange d'espaces informels qui encouragent les gens à s'ouvrir, et d'un environnement plus cadré pour d'autres types de discussion.
"La posture est un point très important à prendre en compte. Des sièges bas, comme un canapé ou un fauteuil, encouragent les gens à se pencher en arrière et à se sentir plus à l'aise. Le positionnement de deux chaises confortables inclinées l'une vers l'autre, par exemple, peut créer un coin qui convient parfaitement à une conversation plus détendue, sans formalité. En revanche, l'utilisation d'une table à hauteur de bureau peut créer une barrière professionnelle, ce qui peut être approprié à certains moments, et peut également servir de surface pour consulter des documents, prendre des notes ou introduire des éléments susceptibles de faciliter votre conversation.
"L'acoustique d'un espace est également très importante. Les barrières acoustiques ou les meubles qui peuvent servir à plusieurs fins : rangement, coupure visuelle de l'espace pour faciliter la séparation d'espace et création d'un sentiment de division et d'intimité, fonctionnent bien pour donner un sentiment de confidentialité, en se sentant à l'écart du reste du bureau. Si votre lieu de travail adopte l'atmosphère du "bureau à la maison", les rideaux peuvent également être un excellent outil, à la fois comme dispositif acoustique et pour créer une zone plus intime".
Et, ajoute Jeanine, il est essentiel de tenir compte de la durée prévue de ces conversations : un examen approfondi ou une conversation sur la gestion des performances prendra probablement beaucoup plus de temps qu'un mot rapide pour tenir quelqu'un au courant d'une décision commerciale importante.
"Pour des conversations rapides, vous pouvez penser à des zones qui utilisent une table de réunion à hauteur debout, juste à côté de l'environnement de bureau principal. Une autre idée qui fonctionne bien, car elle est très flexible, est de doubler les caddies de rangement pour en faire des sièges improvisés, avec un coussin confortable sur le dessus et des roues pour les déplacer dans un coin plus calme.
"Les conversations plus longues nécessitent plus de considération et généralement plus d'investissement. Vous devez vous assurer que les gens seront physiquement à l'aise, afin qu'ils puissent se concentrer sur la discussion en cours, plutôt que d'être distraits par un siège inapproprié ou un endroit où poser leur ordinateur portable. Un tabouret haut de style bar, par exemple, bien que parfait pour une discussion tranquille autour d'un café, ne conviendra pas pour une réunion privée qui risque de durer une heure ou deux."
Enfin, dit Jeanine, essayez de considérer comment l'espace peut fonctionner pour différents types de personnalité, et la variété de l'ancienneté que vous avez dans votre bureau au jour le jour.
"Les personnes plus typiquement introverties peuvent avoir du mal à supporter une conversation qui leur semble trop proche d'autres personnes, donc créer des petits coins - que ce soit en utilisant du mobilier, de la décoration, ou la distance ou une salle de réunion ou un pod de réunion - peut être un moyen efficace de s'assurer qu'ils sont à l'aise.
"D'un autre côté, les personnes très extraverties, qui débordent souvent d'énergie, peuvent avoir du mal à rester en place et à se concentrer dans un espace très confiné, qu'elles trouvent claustrophobe plutôt que réconfortant. Pour elles, quitter le bureau - sortir dans la nature pour prendre l'air dans le cadre d'une réunion à pied - pourrait être une bonne solution.
"Il est donc essentiel de trouver un équilibre et de s'adapter à de multiples scénarios, types de conversation et personnalités.
"Mais avant tout, la première étape consiste à prendre conscience de l'importance de ces conversations et à ne pas les oublier lorsque vous revisitez ou zonifiez votre espace. . De cette façon, vous créerez consciemment des espaces pour les conversations confidentielles, en les mettant d'emblée sur la voie du succès."