Alors que les gens commencent à revenir au bureau et que le travail hybride devient plus courant, l'organisation de l'esapce de travail s'assure que l'espace est utilisé de manière efficace et productive. Jeanine Goddard, notre directrice de création, nous explique comment fonctionne l'organisation de l'espace de travail et pourquoi il est essentiel.
Qu'est-ce que le "zonage" dans un esapce de travail ?
Le "zonage" est un principe-clé de la planification et de l'aménagement de l'espace. Dans un bureau il s'agit de diviser l'espace, et de l’aménager selon ses objectifs.
Chaque entreprise aura des besoins différents, ce qui signifie qu'elle aura besoin d’espaces différents. Qu'il s'agisse d'espaces d'accueil, de zones de concentration, de centres de collaboration ou de cabines de réunion privées, le zonage consiste à s'assurer que l'espace est conçu en fonction de l'activité qui s'y déroulera.
Pourquoi le "zonage" est-il important ?
Aujourd'hui plus que jamais, pour beaucoup d'entreprises et d'employés, le temps passé dans un bureau physique est un choix plus qu’une obligation.
Après une longue période de télétravail tout au long de la pandémie, les collaborateurs viennent au bureau pour interagir avec les autres - pour communiquer, rencontrer, plaisanter, discuter ou prendre des nouvelles de leurs collègues.
L'aspect humain, les interactions planifiées et non planifiées qui peuvent se produire lorsque vous partagez un espace physique, sont des raisons essentielles au retour au bureau.
En gardant cela à l'esprit, il est absolument essentiel de délimiter des zones du bureau et de s'assurer qu'il y ait plusieurs espaces aménagés et conçus pour faciliter toutes ces différentes interactions.
Si les gens font le choix de venir au bureau, afin de profiter du travail en présentiel, l'espace dans lequel ils se trouvent doit servir un objectif. Qu'il s'agisse de collaboration, de relaxation ou de concentration. Le zonage est un moyen incroyablement efficace pour s’assurer que tel est le cas.
De quelles zones différentes un espace peut-il être composé ?
Vous pouvez créer plusieurs zones dans un même espace, et certaines d’entre elles peuvent également avoir une double fonction :
Accueil - L'espace qui crée la toute première impression de vous et de votre entreprise ; l'endroit où vous accueillez les invités et les collègues, l’occasion de donner le ton dès le début.
Collaboration - Un ou plusieurs espaces conçus pour la collaboration. Là où les idées peuvent circuler, où les gens peuvent contribuer de manière créative et où des discussions animées peuvent avoir lieu.
Réunion - Espace dédié aux réunions, qui variera considérablement en fonction de facteurs tels que la durée, l'heure, la nature, la posture et le nombre de participants. Il peut s'agir d'un grand espace formel, comme une salle de réunion, ou d'un espace permettant à deux personnes d'avoir une conversation confidentielle.
Focus - La plus traditionnelle de toutes les zones de travail, un espace aménagé pour se concentrer sur la tâche à accomplir, avec un minimum de distractions. Conçu pour une productivité maximale.
Impromptu - Un espace qui favorise les "moments de convivialité" où les idées peuvent être échangées, les relations construites et la conversation peut avoir lieu de manière informelle et non planifiée.
Pause - Prenant souvent la forme d'une "salle de repos" ou d'une cantine de bureau, cet espace permet aux collègues de s'éloigner du bureau pour se détendre, manger, boire une bonne tasse de café et se ressourcer.
Rangement - La pierre angulaire du zonage - et bien plus que de simples murs de casiers - le stockage est une considération essentielle qui peut être utilisée pour créer et diviser d'autres zones, s'intégrer dans l'espace tout en servant un objectif pratique.
Comment procéder ?
Sans aucun doute, la première étape est de déterminer l'usage que vous ferez de l’espace. Quelle est votre intention pour cet espace ?
Cela variera radicalement selon le type d'entreprise à laquelle l'espace de travail est destiné.
Si vous êtes un cabinet d'avocats, par exemple, avec beaucoup de dossiers papier, vous devrez penser à intégrer le stockage dans un espace de façon transparente, et voir comment cela peut ajouter, plutôt que de nuire, aux zones que vous essayez de créer. D'un autre côté, si vous êtes une start-up employant principalement des personnes qui ne passent au bureau que de temps en temps, les centres de collaboration et les espaces de créativité commune peuvent être prioritaires.
N'oubliez pas que la meilleure façon de savoir comment un espace sera réellement utilisé, ou quelle pourrait être sa véritable utilité, est de parler aux personnes qui y travailleront.
Demandez à vos équipes ce qu'elles aimeraient voir. Ont-elles du mal à se concentrer et bénéficieraient-elles d'espaces spécialement conçus à cet effet ? Ou bien se sentent-elles surmenées et ont besoin d'un espace pour faire une vraie pause avant de se remettre au travail ? Peut-être recherchent-elles un espace dédié à la collaboration et à la génération d'idées, pour les aider à lancer des projets créatifs ?
Une fois que vous avez déterminé vos besoins et dressé une liste des différentes zones que vous souhaitez intégrer, vous pouvez examiner l'espace dont vous disposez et la taille de chaque zone, ainsi que la façon dont vous pouvez utiliser le mobilier et le design pour y parvenir de manière intelligente et flexible.
Quelles sont les considérations les plus importantes à prendre en compte ?
Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte lors de l'identification et de la création de zones, depuis les exigences acoustiques de l'espace jusqu'aux couleurs des murs, mais pour moi, les éléments clés à prendre en compte sont les suivants :
L'emplacement - L'emplacement de la zone que vous créez correspond-il à l'usage auquel elle est destinée ? Par exemple, s'asseoir dos au couloir n'aidera probablement pas à se concentrer, et un canapé exposé au bruit d'un bureau ouvert ne sera pas propice aux conversations confidentielles. Pensez aussi au numérique : si vous organisez une longue réunion où des ordinateurs portables sont nécessaires, y a-t-il suffisamment de prises et de câbles de recharge pour que chacun puisse rester connecté ?
Posture - Lorsque vous envisagez d'acheter du mobilier, pensez à la posture dans laquelle les gens se trouvent : assis, debout, penché en arrière ou en avant ? Cela crée-t-il un ton formel ou plus détendu ? Des tables à hauteur d'homme ou des endroits où s'appuyer peuvent être très utiles pour des conversations impromptues, par exemple, mais ne faciliteront pas aussi efficacement une session de collaboration approfondie.
Outils - Avez-vous donné à vos collaborateurs les bons outils ? Pensez à l'utilisation de systèmes audiovisuels pour les présentations, à un espace adéquat pour écrire confortablement ou à un tableau blanc mural pour la génération d'idées.
Rangement - Comment pouvez-vous utiliser le rangement de manière intelligente, afin qu'il serve un double objectif dans un espace ? Un mur de casiers ou d'étagères ouvertes, par exemple, peut être utilisé pour le stockage personnel et professionnel, mais peut également servir de séparation d'espace, pour créer des coins privés pour la conversation, ou pour y disposer des plantes afin de renforcer l'attrait visuel d'un espace. Un coussin pourrait-il être installé sur un caddy qui sert également à classer des documents, ou une cloison de trois hauteurs pourrait-elle servir d'appentis pour les conversations au bureau ?
D'autres conseils ?
En ce qui concerne le zonage d'un lieu de travail, la chose essentielle à retenir est qu'il s'agit en fin de compte de facteurs humains fondamentaux. L'objectif doit être de créer des espaces fonctionnels, confortables pour travailler et qui donnent envie aux gens d'y être.
Aujourd'hui plus que jamais, avec l'évolution du monde du travail et la possibilité de travailler de chez soi plus fréquemment, un espace de travail doit être aménagé pour faciliter la qualité de vie de ses collaborateurs. Il doit encourager la communication, la collaboration et les interactions en face à face, réellement bénéfiques.
Une bonne règle à suivre lors du zonage et de la conception de l'espace sur le lieu de travail, est de se poser la question suivante : si je travaillais ici, est-ce que je considérerais que le trajet en vaut la peine ?